本須知依本處表格管制要則第四條規定訂定之。

表格設計之原則如左：
一  表格之設計必須確有需要，並按其用途或目的設計。
二  新訂表格時，應先檢查現行表格，避免重複。
三  依其工作流程將有關事項妥為配置，同一工作事項應儘量納入同一表
    格內。
四  同一目的性質之表格應整理合併，以資簡化。
五  採用一次填寫方式，儘量減少轉記工作。
六  採用由左而右之橫式為原則，非確有必要不得採用縱式表格 (縱式表
    格應由右而左，文字由上而下) 。
七  填入事項明確固定者，應儘量採用鉤填法 (ˇ) ，以節省填寫時間。
八  使用之詞句力求簡明、扼要、通俗，以避免誤解或重複。
九  選擇經濟印刷方法，其文字或數字已確定者，應先行印就，以節省填
    寫手續。

表格之紙張尺度以採用中國國家標準甲組規範為原則，並儘量採用較小尺
度規格及使用國產較普通紙張，其紙張尺度如左表：
        紙張尺度表 (裁切後)                           單位：公釐
┌──────────┬─────────┬────────┬─
│號  甲            組│乙              組│丙            組│丁
│數                  │                  │                │
├─┬──┬─────┼──┬──────┼──┬─────┼─
│0 │甲0 │841 ×1189│乙0 │ 1000 ×1414│丙0 │917 ×1297│丁
│1 │甲1 │594 × 841│乙1 │  707 ×1000│丙1 │648 × 917│丁
│2 │甲2 │420 × 594│乙2 │  500 × 707│丙2 │458 × 648│丁
│3 │甲3 │297 × 420│乙3 │  353 × 500│丙3 │324 × 458│丁
│4 │甲4 │210 × 297│乙4 │  250 × 353│丙4 │229 × 324│丁
│5 │甲5 │148 × 210│乙5 │  176 × 250│丙5 │162 × 229│丁
│6 │甲6 │105 × 148│乙6 │  125 × 176│丙6 │114 × 162│丁
│7 │甲7 │ 74 × 105│乙7 │   88 × 125│丙7 │ 81 × 114│丁
│8 │甲8 │ 52 ×  74│乙8 │   62 ×  88│丙8 │ 57 ×  81│丁
└─┴──┴─────┴──┴──────┴──┴─────┴─
───────┐
            組│
              │
─┬─────┤
0 │771 ×1090│
1 │545 × 771│
2 │385 × 545│
3 │272 × 385│
4 │192 × 272│
5 │136 × 192│
6 │ 96 × 136│
7 │ 68 ×  96│
8 │ 48 ×  68│
─┴─────┘

一  一般表格之用紙尺度，以採用甲組 3  號至 6  號之尺度為原則。
二  各類表格得按左列分類選用紙張尺度：

┌────┬───────────┐
│規    格│紙    張    尺    度  │
│        ├──┬──┬──┬──┤
│表    格│甲3 │甲4 │甲5 │甲6 │
├────┼──┼──┼──┼──┤
│報    表│○  │○  │    │    │
├────┼──┼──┼──┼──┤
│表    單│○  │○  │○  │    │
├────┼──┼──┼──┼──┤
│簿    冊│○  │○  │    │    │
├────┼──┼──┼──┼──┤
│卡    片│    │○  │○  │○  │
├────┼──┼──┼──┼──┤
│文    書│    │    │    │    │
│計算用紙│○  │○  │    │    │
└────┴──┴──┴──┴──┘

表格因其內容之需要，甲組尺度不能容納時，得使用甲組橫、縱方向加倍
延長法等規格，其尺度如左：

          縱方向加倍延長法之長條紙張
┌────────┬──────────────────────
│  尺        度  │          長          條          紙
├──┬─────┼────┬─────┬────┬─────┬
│號數│公      釐│號    數│公      釐│號    數│公      釐│
├──┼─────┼────┼─────┼────┼─────┼
│甲3 │297 × 420│2 縱甲3 │297 × 841│3 縱甲3 │297 ×1261│
│甲4 │210 × 297│2 縱甲4 │210 × 594│3 縱甲4 │210 × 841│
│甲5 │148 × 210│2 縱甲5 │148 × 420│3 縱甲5 │148 × 630│
│甲6 │105 × 148│2 縱甲6 │105 × 297│3 縱甲6 │105 × 445│
│甲7 │ 24 × 105│2 縱甲7 │ 74 × 210│3 縱甲7 │ 74 × 315│
└──┴─────┴────┴─────┴────┴─────┴
──────────┐
  張                │
────┬─────┤
號    數│公      釐│
────┼─────┤
4 縱甲3 │297 ×1682│
4 縱甲4 │210 ×1189│
4 縱甲5 │148 × 841│
4 縱甲6 │105 × 594│
4 縱甲7 │ 74 × 420│
────┴─────┘

                        橫方向加倍延長法之長條紙張
┌────────┬──────────────────────
│  尺        度  │          長          條          紙
├──┬─────┼────┬─────┬────┬─────┬
│號數│公      釐│號    數│公      釐│號    數│公      釐│
├──┼─────┼────┼─────┼────┼─────┼
│甲3 │297 × 420│2 縱甲3 │594 × 420│3 縱甲3 │891 × 420│
│甲4 │210 × 297│2 縱甲4 │420 × 297│3 縱甲4 │630 × 297│
│甲5 │148 × 210│2 縱甲5 │297 × 210│3 縱甲5 │445 × 210│
│甲6 │105 × 148│2 縱甲6 │210 × 148│3 縱甲6 │315 × 148│
│甲7 │ 74 × 105│2 縱甲7 │148 × 150│3 縱甲7 │222 × 105│
└──┴─────┴────┴─────┴────┴─────┴
──────────┐
  張                │
────┬─────┤
號    數│公      釐│
────┼─────┤
4 縱甲3 │1189× 420│
4 縱甲4 │841 × 297│
4 縱甲5 │594 × 210│
4 縱甲6 │420 × 148│
4 縱甲7 │297 × 105│
────┴─────┘

對國外使用之各項英文表格，採用美國之紙長規格，其尺度為低邊 8 1／
2 吋，高度 11 吋 (8  1／2"×11")  ，但文件中之特殊圖表不在此限。

各種紙張尺度均為裁剪後之尺寸，其許可誤差不得超過一公釐。

紙張規格得標示在表格之右下方，如「甲」等字樣，必要時可將其尺度大
小一併表示，如甲4  (210㎜ × 297㎜) 等。

表格紙質之選用，依左列規定：
一  對外及重要表格或保存期限較長，使用上等紙張。
二  複寫份數較多者，使用薄紙。
三  卡片、簿冊等需兩面印者，厚紙。
四  墨水填寫者，使用不滲透性之紙張。
五  鉛筆記錄者，使用可以橡皮擦除之紙張。
六  處理次數及轉遞較多者，使用耐用之紙張。

表格之紙質標準如左：

        紙            質            標            準
┌───┬───┬─────┬────────────────┐
│紙  張│種  類│質料簡稱  │用       途       舉        例  │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│模造紙│50  磅│模 50 1b  │計算紙、卅行紙、書刊            │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│模造紙│60  磅│模 60 1b  │表格、書刊、稿紙、公文稿紙      │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│模造紙│80  磅│模 80 1b  │小信封、登記簿、表格 (使用次數較│
│      │      │          │多或需雙面印刷者)               │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│模造紙│150 磅│模 150 1b │普通卡片、書刊封面              │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│打字紙│17  磅│打 17 1b  │複寫表格、打字文件              │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│郵封紙│19  磅│郵 19 1b  │複寫表格 (聯數較多者)           │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│銅版紙│85  磅│銅 85 1b  │照片印刷、較美觀印刷物          │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│銅版紙│100 磅│銅 100 1b │照片印刷、書刊封面              │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│銅版紙│150 磅│銅 150 1b │書刊封面                        │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│道林紙│80  磅│道 80 1b  │帳簿                            │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│道林紙│100 磅│道 100 1b │保存較久帳頁                    │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│牛皮紙│40  磅│牛 40 1b  │封袋、薪工袋                    │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│牛皮紙│75  磅│牛 75 1b  │表格封面                        │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│牛皮紙│100 磅│牛 100 1b │大信封                          │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│西卡紙│250 磅│西 250 1b │卡片、證書                      │
├───┼───┼─────┼────────────────┤
│白版紙│210 磅│白 210 1b │卷宗                            │
└───┴───┴─────┴────────────────┘

表格之設計，不宜使用太多之線條作不當之分隔，亦不宜使用過粗之線條
，以免影響資料之易讀性。

表格之設計，儘量採用開放格式，左右兩邊以不使用線條為宜。

表格使用之基本線條如左：

細線   _______________

雙細線  ═══════

半粗線  ───────

粗線  达达达达达达达达

點線  ................

表格設計時，依左列方式使用線條：
一  表格之開始、結束、或每一區域之分界，使用雙細線。
二  表格之橫書寫線及縱方向分隔，使用細線。
三  重要縱橫方向之分隔，使用半粗線。
四  較次要之分隔或金額之「角」、「分」，得使用點線。

表格之填寫欄應留足夠空位，以資填入所需資料。
一  書寫線之間隔，以六公釐或十公釐為原則，特殊用途之表格其間隔得
    依其實際之需要定之。
二  填寫欄應考慮所需填入數字，預留足夠之長度。文字以每字五公釐至
    六公釐及數字以每字三公釐至四公釐為準。

橫式表格印面留邊之尺度如左：
一  左邊： (不含裝訂邊) 十公釐。
二  右邊：五公釐。
三  上邊： (不含裝訂邊) 十公釐至十五公釐。
四  下邊。五公釐。
五  裝訂邊：十五公釐。

遞送外部機關或用戶之對外表格，應在表格名稱之上方，標示本處之名稱
，其字體應較表格名稱略小。

本處內部單位間使用之表格，任其性質決定是否需要標示處名。其有標示
必要時，仍應置於表格名稱之上方。

表格名稱之定名，應明確簡要，符合其用途，並能與其他表格容易區別。

表格名稱應以較大字號排印，其位置之配置如左：
一  橫式表格應排在表格之左上方或上側中央。
二  縱式表格原則上排在表格之上側中央，但排在右側中央較為合宜者，
    得排在右側中央。

表號一律排在表格左上角，於表格列管時，由企劃科統一編號。

定期性之報表其填表單位，應註明在表格之右上方。
一般表格得依其性質或需要，在表格之適當位置註明經辦單位、經管單位
、請購單位或請修單位等。

定期性之報表其填表單位，應註明在表格之右上方。
一般表格得依其性質或需要，在表格之適當位置註明經辦該項工作之日期
，如填單日期、請購日期、結算日期等。

表格所記載之內容，須以號碼辦認其先後順序時，得在表之右上方以「編
號」表示之。

同一內容之表格，需要一次填寫數份時，得在表格之右下方以「頁次」表
示之。如「頁次：第    頁共    頁」。

較重要表格有註明保存期間之必要，得在編號或頁次之上方「保存期間」
表示之。

表格內項目之配置，依左列規定辦理：
一  一般事項：
 (一) 項目之配置，應按邏輯順序及填寫習慣予以安排。
 (二) 項目內容必須明確、簡潔，非必要項目得予備註欄說明。
 (三) 備註欄於確有需要時方可設置。
 (四) 項目之排列為減少錯誤機會，應注意便於轉記及核對。
 (五) 處理業務必要之項目，應分別設欄，如填記機會較少之事項得適當
      合併為一欄。
 (六) 具有關連性之項目，應予集中，並按其關聯順序排列。
 (七) 具有結論之項目，應排在互相比較項目之附近。
 (八) 轉記項目或兩表有比較作用者，應將相關表格之相當項目、順序、
      方向、尺度排成一致，互相配合。
二  特殊表格為便於分類、選擇、統計，得選用左列方法：
 (一) 在卡片上分別打洞或予裁角。
 (二) 採用不同顏色之印刷。
三  須計算項目：
 (一) 備選用之項目，應排在裝訂線相對稱之一方。
 (二) 數字欄數字位數較多者，得在數字欄印分位小格。
 (三) 合計欄原則上在右下方。

表格之核章，應依授權之實際情形，蓋章至實際負責人為止，無須各級主
管逐層核章。

核章欄應列於表格下端，並依左列方式之一排列：
一  主管  股長  經辦 (或製表)
二  主管  複核  經辦 (或製表)

表格須要二個以上單位核章者，應以垂直線平分隔開。
其核章欄應依會核順序由右而左排置。

表格之設計應力求填寫容易，審閱方便，非必要時，不設置表格說明。

對於表格之性質、用途、表格填寫及應注意事項有所說明時，得用「說明
」表示之。

表格說明應置於表格之適當位置，並按順序排列。其文字應力求簡明。

表格非確有複寫必要者，應儘量減少。複寫如超過四份，字跡容易模糊
不清，應避免之。

凡須複寫之表格，應在表格名稱右方空白處加印圓圈，並註明聯數及使用
 (經辦) 單位或用途。

為使表格下次增印或庫存管理方便，以節省用紙，得在右下方紙張規格之
後，註明印刷日期及數量，如 69.12.200  本。

表格以使用白紙黑字為原則。但為分類複寫或不同用途之需時，除應分別
註明聯數外，得使用不同色紙或黑白以外之鮮明色字印刷，以便識別。

表格有標示裝訂線之必要時，為期翻閱便利，其裝訂之位置應依左列規定
：
一  橫式表格其裝訂位置以在左側為原則。但裝訂在上側較為方便者，得
    裝訂在上側。
二  縱式表格其裝訂位置以在右側為原則。

表格使用打孔機打孔、裝訂時，為使裝訂方便，裝訂線應標示中心線。

表格裝訂孔之尺度規定如左：
一  裝訂孔至紙邊之距離。十公釐。
二  兩裝訂孔之中心點之間隔：八十公釐。
三  裝訂孔之直徑：五公釐至六公釐。

本須知自頒發日施行。